Заявитель принёс документы. Специалист тянется за бланком заявления — бланки закончились, идёт к коллеге. Через два часа нужно дело за прошлый год: на стеллаже подписаны не все короба. После обеда шаблон ответа ищется в папке «Документы», где лежит и «Документы2», и «Новая папка». К вечеру набегает больше получаса — и так каждый день.
Почему это не лень и не неряшливость
Никто не работал плохо. Каждый эпизод по отдельности — мелочь на две-три минуты, и ни один не выглядит проблемой, из-за которой стоит что-то менять.
Беда именно в этом: расход незаметен, потому что размазан. Полчаса в день не ощущаются как полчаса — они ощущаются как десяток коротких заминок, каждая из которых кажется случайной.
Общая причина
У вещей нет мест, а у файлов — имён. Бланки не кончились бы неожиданно, если бы у пачки было место и видно было, сколько осталось. Короб нашёлся бы сразу, если бы подписаны были все. Шаблон открылся бы с первого раза, если бы у папок были имена, а не номера.
Метод 5S занимается ровно этим: не тем, что вы делаете, а тем, сколько времени уходит на подготовку к работе. Саму работу он не ускоряет и не должен.
Что даёт порядок на рабочем месте
- Время. Нужное находится за секунды, а не за минуты.
- Спокойствие. Не надо помнить, где что лежит: место само подсказывает.
- Замена без паники. Коллега в отпуске — его дела находит любой.
- Меньше ошибок. Черновик не уйдёт вместо чистовика, если у них разные места.
- Вид кабинета. В кабинет, куда приходят заявители, смотрят все.
Самый недооценённый пункт здесь — второй. Держать в голове, где что лежит, — это работа, которую человек выполняет незаметно для себя и устаёт от неё так же, как от обычной. Место, которое подсказывает само, эту работу снимает.
Это не уборка перед проверкой
Частое возражение, и отвечать на него стоит сразу. Уборка перед приездом комиссии держится неделю: вещи сдвинули, стопки убрали в шкаф, через несколько дней всё вернулось.
5S держится, потому что меняет не вид, а устройство. У каждой вещи появляется место, у порядка — простые правила, а на поддержание уходит пять минут в день. Возвращаться некуда: чтобы стало как раньше, надо специально перестать класть вещи на места.
Отсюда и проверка, работает ли у вас 5S: не «чисто ли сейчас», а «что будет через месяц, если никто не напомнит».
Задание
Что из этого 5S решает напрямую?
Как устроен курс
Вы идёте по пяти шагам и параллельно приводите в порядок своё рабочее место — не абстрактное, а то, за которым сидите. В конце у вас будут фотографии «до» и «после», стандарт места с фотоэталоном и лист аудита, по которому вы себя проверяете.
Порядок шагов не переставляют, и это важно: каждый следующий опирается на предыдущий. Определять места для вещей, не разобрав лишнее, бессмысленно — придётся переделывать. Писать стандарт, пока места не устоялись, тоже: стандарт закрепит случайную раскладку.
Задания
- Разбор ситуаций. Куда отнести предмет, какой шаг нарушен, что делать с находкой.
- Свои данные. Часть задач каждый получает со своими: свои результаты аудита, свой список файлов, свои числа для расчётов.
- Работа руками. Фото, заполненные шаблоны, план своего места.
У каждого задания есть разбор: если ответ неверный, вы увидите, почему. Шаблоны — красный ярлык, стандарт рабочего места, лист аудита — приложены файлами и печатаются на обычном принтере.
Сколько времени это займёт
Чтение — несколько часов. Практика — примерно полтора часа на зону, и таких подходов обычно два-три. Растягивать не нужно: разбор, начатый и брошенный на середине, оставляет место хуже, чем было.
Задание
Опишите в двух-трёх предложениях, что вы чаще всего ищете на своём рабочем месте и сколько времени на это уходит. Бланк, дело, шаблон письма, флешку, файл на компьютере — что угодно.
Правильного ответа нет. Это ваша точка отсчёта: к ней вернётесь в конце курса.
Это первый урок курса. Остальные открываются после покупки.
Купить на Stepik за 1 490 ₽